Tim Pengabdian Masyarakat (pengmas) Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia (UI) yang diketuai Wiwiet Mardiati SS MIM menjalankan “Program Aksi UI Peduli Go Green” dengan menggelar pelatihan pelestarian arsip vital bagi guru, petugas administrasi sekolah, dan arsiparis se-Jabodetabek.
Sebanyak 280 peserta yang berasal dari sekolah, lembaga pemerintah, dan mahasiswa menghadiri pelatihan pelestarian arsip vital dengan menggunakan metode cetak berbasis tinta antiluntur dan kertas bebas asam. Kegiatan ini dilaksanakan secara daring pada 17 Oktober 2020.
Pengmas ini difokuskan pada pengenalan tinta yang bersifat archival ink dan kertas bebas asam (acid free) yang dapat menjadi pilihan untuk digunakan pada dokumen penting yang disimpan dalam jangka waktu lama, hingga di atas 30 tahun.
Wiwiet, pengajar pada program studi Manajemen Rekod dan Arsip Vokasi UI, mengatakan, pelatihan ini merupakan bentuk komitmen Vokasi UI untuk berbagi ilmu atau transfer knowledge dalam hal perlindungan arsip vital. “Kami ingin mengedukasi masyarakat melalui dua aspek yaitu memberikan pendidikan akan pentingnya preservasi arsip vital dan memberikan pendidikan tentang penggunaan material arsip non destruktif salah satunya acid free paper dan archival ink untuk arsip vital.”
Ia juga menjelaskan, saat ini, belum banyak yang sadar tentang bagaimana cara mengelola arsip vital dan arsip seperti apa yang dapat dikatakan vital. “Pengetahuan tentang preservasi arsip vital ini penting agar masyarakat lebih sadar arsip. Mereka perlu dibekali bagaimana seharusnya perlakukan pada arsip vital yang mereka miliki agar arsip dapat terpelihara dan mudah diakses dalam waktu yang panjang,” ujarnya.
Tidak hanya Wiwiet, seorang dosen Manajemen Rekod dan Arsip Vokasi UI juga turut memberikan pelatihan. Pelatihan dengan topik pentingnya perlindungan arsip vital disampaikan oleh Ratih Surtikanti MHum. Pada sesi ini, peserta mendapat penjelasan mengenai konsep arsip vital, manfaat arsip vital, pentingnya perlindungan arsip vital, dan upaya preservasi arsip vital. Sementara, pada sesi kedua, menguraikan penggunaan archival ink dan acid free paper dalam pembuatan arsip vital.
Pada akhir kegiatan, tim pengabdian masyarakat Vokasi UI ini melakukan survei. Sebagian besar peserta mengaku informasi yang diterima merupakan hal baru bagi mereka.
“Para peserta, khususnya guru dan petugas administrasi sekolah, ini mengatakan bahwa informasi yang diberikan baru bagi mereka. Materi yang disampaikan dianggap aplikatif dan sangat mungkin dilaksanakan di dalam organisasi mereka sehingga mereka meminta agar ada kegiatan lanjutan dari kegiatan pengmas ini,” pungkas Wiwiet.
